Pourquoi la cartographie des processus est indispensable en 2024 ?
La cartographie, c’est quoi ?
Une entreprise met en oeuvre différents processus (ou tâches et actions plus ou moins complexes), qui se basent sur des services applicatifs propres (en gros des logiciels, soit “maison”, soit progiciels). Le tout repose sur une infrastructure informatique.
Tous cohabitent et collaborent ensemble dans un objectif commun : produire le produit ou le service, créer de la valeur, générer des revenus pour l’entreprise.
Malheureusement avec le temps, les restructurations successives, il arrive qu’on “perde” les plans du système. Alors, chaque évolution semble une montagne à gravir. On arrive même à penser qu’il faut reconstruire la totalité ou une partie du système d’information.
La cartographie du système d’information (SI) permet de “retrouver” les plans et donc savoir ce qu’on a, à quoi ça sert et quand ça sert. Elle entre en jeux dans la gouvernance du SI : pour les évolutions mais aussi dans d’autres domaines.
Nous verrons dans cet article des termes comme : cartographie des processus, cartographie d’entreprise, business process management (bpm), modélisation des processus, cartographie du système d’information (si), etc.
La totalité de ces termes englobe la même idée, une vue d’ensemble des différents processus métiers sous la forme d’une carte lisible et claire.
L’approche processus
L’approche processus est une méthode permettant d’identifier l’ensemble des activités d’une entreprise.
Cette étape est indispensable pour un chef d’entreprise car elle lui donne une vision d’ensemble claire et réaliste des différents processus et de leurs interactions. Dans un cadre d’amélioration continue, il pourra piloter au mieux son entreprise grâce à des indicateurs de performance fiables.
Quels sont les enjeux ?
- Tableau de bord visualisant le workflow -> Meilleure traçabilité et donc meilleure productivité.
- Mise en lumière des facteurs provoquant des incidents -> Fluidifier les processus.
- Faire ressortir les axes d’amélioration -> Automatiser ou standardiser le processus d’entreprise dans une logique d’amélioration continue.
La cartographie des processus ou Business Process Management (BPM) a pour but de modéliser les processus de l’entreprise sous la forme d’une représentation graphique. Mais pour réaliser cette modélisation des processus, il faut donc connaitre ces processus, les services applicatifs nécessaires à la collecte des indicateurs et à quel moment ils entrent en jeu.
L’approche globale : la cartographie du SI
Si la cartographie des processus est primordiale, elle est seulement une partie du plan.
Comme nous allons le voir plus loin, la cartographie du SI (ou cartographie du Système d’Information) englobe d’autres parties du plan plus techniques mais nécessaires pour faciliter des prises de décisions éclairées.
Qui est concernée par la cartographie du SI ?
- Les entreprises concernées par les risques de sécurités
Pour reprendre les mots de l’Agence Nationale de la Sécurité des systèmes d’information (ANSSI), cette démarche « est utile à toute organisation quelles que soient sa nature, sa taille, la complexité de son système d’information ou sa maturité en la matière. »
- Les entreprises concernées par le RGPD
La cartographie des processus, l’identification des données utilisées et des acteurs et de leurs finalités sont un préalable à la mise en conformité au RGPD.
- Les entreprises concernées par la transformation digitale
Comme l’indique Anthony Seifert, dans son article « 7 obstacles persistants à la transformation digitale » (voir le lien plus bas), la complexité des processus et l’absence de cartographie est le premier des obstacles à la réussite de la transformation digitale d’une entreprise.
Pourquoi la cartographie est importante ?
Comme dit précédemment, au-delà de toute démarche de management de la qualité ou de sécurisation (Norme ISO 27001) la cartographie des données fournit au chef d’entreprise une vision complète de son système d’information en lien étroit avec son outil de production.
La cartographie du SI permet :
- De recenser les éléments du système : services applicatifs fournis, logiciels, serveurs, réseau, etc.
- De recenser aussi leur lien entre eux et donc de caractériser leur dépendance les uns vis-à-vis des autres.
Ces informations essentielles sont recueillies dans un référentiel. Ce référentiel permet donc d’avoir un inventaire détaillé qui montre la valeur du SI. On peut donc parler de patrimoine.
La cartographie permet ensuite de présenter différentes parties du SI sous forme de vues ou de diagrammes. Les vues montrent les liens qui existent entre les éléments selon différents points de vue :
- Point de vue des métiers
Voir comment le service applicatif vient aider le processus métier ; voir les interactions entre les processus opérationnels.
- Point de vue applicatif
Voir quel logiciel ou composant fourni un service applicatif.
- Point de vue infrastructure
Voir quel serveur héberge le logiciel, quel réseau transmet l’information, quelle base de données contient l’information.
Quels sont les avantages de la cartographie du système d’information ?
La cartographie du SI permet d’obtenir de nombreux bénéfices :
- Maîtriser son SI
En ayant une vision claire et partagée, les perspectives d’améliorations des processus sont plus claires et les évolutions sont plus faciles à mettre en œuvre. D’autre part, le partage accroît la maturité des équipes sur les questions du numérique et plus particulièrement en termes de sécurité des informations.
- Protéger son SI
En ayant une vision des éléments en lien avec le monde extérieur, il est plus facile d’analyser les risques, d’identifier les menaces ou les vulnérabilités, d’anticiper les attaques possibles et d’évaluer la dette technique.
- Rendre résilient son SI
En ayant une vision des éléments en lien avec les activités clés de l’entreprise, cela permet de prévoir un plan de continuité approprié. Le SI devient alors résilient.
- Atteindre ses objectifs
Plus la carte est précise plus la route pour réaliser ses objectifs est claire et accessible.
